10. Rapport de l’AJC 2017

La planification de l’AJC 2017 a été initiée depuis le printemps-été 2016 avec le choix d’une date et la réservation de la salle. Le choix de la date de l’AJC est toujours un exercice assez délicat à cause des différents évènements de notre paroisse (sacrements, examens scolaires, etc…). C’est pour cette raison que c’est toujours lors d’une réunion du conseil paroissial que la date est fixée.

Le 17 juin 2017 a été retenue pour cette 7ème édition de l’AJC.

Volet préparation et planification

A l’inverse des années précédentes, la préparation en tant que telle a débuté assez tard avec une première réunion tenue seulement le 24 mai 2017. Comme raison à invoquer pour ce retard, il faut signaler la multitude d’évènements pendant cette période de l’année et une certaine indisponibilité du co-président également. Il faut cependant noter qu’au vu de la routine acquise au courant des éditions précédentes, nous savions que l’organisation pratique pouvait se faire en très peu de réunions.

La première réunion qui s’est tenu au domicile de la famille Kéïta, a ainsi permis de faire le tour d’un ordre du jour portant notamment sur :

  • Le thème de l’édition ainsi que le code vestimentaire ;
  • Les activités/ateliers susceptibles d’être organisés ;
  • La répartition des tâches au niveau du comité d’organisation restreint ;
  • L’organisation de la communication ;
  • Les appels aux dons ;
  • Le volet de la gastronomie ;
  • Le volet sécurité ;
  • Le suivi actions liées à la préparation ;
  • Les divers.

L’AJC 2017 a ainsi été mise sous l’égide de la Francophonie, de ses valeurs et de ses couleurs (bleu, rouge, jaune, vert, violet). Les activités, ateliers et stands proposés tournaient principalement autour de la culture et du culte (chants, jeux proposé par les scouts, Quizz Francophonie, etc..), de la gastronomie (barbecue géant, bar et atelier punch, cuisine africaine et autres) et du divertissement pour les enfants (pêche à la ligne, chamboule-tout, château gonflable). Il a été procédé à une répartition des tâches ainsi qu’à l’identification des potentiels responsables d’activités et de stands. Chaque membre du comité d’organisation a été chargé de du suivi des actions qui lui ont été assignées en prévision de la deuxième réunion.

La deuxième réunion en date du 5 juin 2017, accueillie par la famille Benoit, a permis de faire le point sur l’état d’avancement de la préparation. Chaque membre du comité d’organisation a rendu compte de démarches entreprises en relation avec les actions assignées. Après avoir fait le tour des actions, il s’est avéré qu’une grande majorité de points avaient été réglés, notamment au sujet des activités proposées, des mets à préparer ainsi que l’identification des personnes devant couvrir les activités ou stands. Il restait à lancer un appel général aux contributions et à plus cibler la communication (annonces, flyers, invitations officielles…).

La troisième et dernière réunion enfin, s’est tenue le 14 juin 2017 chez Elisabeth Smith et famille, pour faire un récapitulatif et procéder aux derniers réglages. Il a été procédé à un état des lieux concernant les dons qui ont été faits. La liste définitive des prix ainsi que le déroulé de la Journée ont été établis. Les derniers points concernant la logistique ont aussi été abordés, notamment les dernières courses à faire, l’accès et la décoration de la salle, la confirmation avec le DJ, entre autres. Malgré quelques divergences quant à au volet gastronomie, les violons ont pu être accordés sur l’essentiel de ce qui devait être proposé lors de la journée.

Volet organisation sur place

Comme prévu, la salle a été aménagée et décorée dès le vendredi 16 juin dans l’après-midi. Elle était ainsi ouverte le samedi matin à 8h30 afin de permettre l’installation du château gonflable. La mise en place du buffet et du bar a également pu être faite dans les temps pour permettre le démarrage de la journée comme prévu. Les équipes ayant été constituées bien à l’avance, le déroulé de la journée a pu être respecté sans incidents. Le service a été assuré de manière impeccable aussi bien au niveau du bar, de la cuisine que du barbecue,. L’animation a également permis d’avoir des moments de partage avec Mgr Poinard, d’avoir un mini concert des jeunes et surtout le grand jeu de de la francophonie.

L’équipe restée sur place a rapidement nettoyé et libéré la salle avant 22h.

Volet financier

Initialement prévue pour renflouer les caisses de la paroisse l’AJC s’est petit-à-petit muée en journée de partage, de solidarité et de fraternité. Même si l’aspect financier est quelque peu resté en retrait, il a toujours son importance vu les dépenses auxquelles la paroisse doit faire face.

Le tableau ci-dessous liste les dépenses et recettes générées pour l’AJC 2017 :

RECETTE / DON DEPENSE / REMBOURSEMENT MONTANT
Ventes gastronomie +activités payantes 2026,41€
Ventes boutique artisanale 77,85€
Don en espèces de Xavier-Jean Kéïta pour l’achat de la viande (montant directement viré sur le compte de la paroisse) 250€
Dons en espèces par les paroissiens + quêtes de 2 dimanches pour la gastronomie (utilisés pour les achats) 364,30€
Location de la salle *1250€
Location du château gonflable 106,50€
Remboursement au bénéfice d’Isabelle de Kerros pour montant avancé comme fond de caisse 250€
Remboursement au bénéfice de Marie-France Kéïta pour le complément dépensé pendant les courses 80€
Compensation symbolique donnée à Christian pour l’animation (DJ) 150€

*A noter que sur les 1250€ payés pour la location de la salle, 250€ représentant la caution, doivent être reversés sur le compte de la paroisse.

Les recettes combinées générées par la gastronomie, les activités payantes et la vente de d’objets artisanaux s’élèvent à 2026,41€ (gastronomie + activités) + 77,85€ (artisanat) = 2104,26€

De ce montant ont été déduits 150€ (compensation DJ) + 80€ (remboursement à Marie-France) = 230€

Il reviendra aux trésoriers de faire les comptes afin de savoir ce que l’AJC 2017 aura apporté ou coûté à la paroisse en termes de finances.

Le reliquat à verser sur le compte de la paroisse s’élève ainsi à 2104,26€ – 230€ = 1874,26€

Recommandations

Au-delà de l’aspect organisationnel, il serait peut-être important de repenser tout le concept de l’AJC, en tant qu’activité périodique de la paroisse. Si par le passé l’intérêt était plus axé pour le rendement financier, l’élan de solidarité et de partage a su prendre le dessus pour rapprocher les paroissiens les uns des autres. Ceci s’est illustré pendant l’AJC 2016 qui a célébré le départ du père Vincent, et qui, a été d’une richesse en émotions sans commune mesure.

Après avoir atteint ce pic en 2016, il était un peu prévisible que l’édition de 2017 allait être une AJC de transition. Il est impératif qu’une réunion d’évaluation se tienne dès le retour des vacances pour repenser notre AJC au sein du comité d’organisation d’abord et d’élargir la réflexion au-delà, en y incluant bien entendu, nos curés les pères Pierrot et Mathieu, le conseil paroissial et tout paroissien intéressé par cette activité.

L’AJC doit demeurer cette activité fédératrice qu’elle est devenue, autour du partage, de la solidarité et de la fraternité. Il est donc important que les petites discordances survenues au sein du comité d’organisation restreint, puissent être discutées et aplanies au plus vite pour ne pas que cela fasse tache d’huile.

Patrick Tchidimbo

Pour l’AJC

Texte du rapport :

10- AJC

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